絶対防ぐ!メール誤送信

送信を取り消す機能

送信を取り消す機能

送信を取り消す機能 メール誤送信防止機能には色々な機能があります。
日本語の文章のチェックを行うスペルチェック機能、送信相手別に送信するメール内容をチェックするAIを利用する方法もあります。
他には、スケジュール機能にて、お客様の誕生日に合わせてメールをする事も可能です。
このスケジュール機能を応用したメールしてタイムラグにて送る機能がとても便利です。
このタイムラグ機能は、一般的にはメールの送信ボタンを押した際に直ぐに相手にメールを送ります。
しかしタイムラグ機能を利用すると、10分程度自分のパソコン内で一時保管してから相手に送ります。
普通の考えですと、遅れてメールする事に意味は無い様に感じますが、メールを利用していると、誤った内容や送りたくない情報をメールしてしまうケースがあります。
送りたくないメールの誤りを気づくときは、ボタンを押して直ぐに気づくことが多いです。
そのような場合でも、メール送信を取り消す事が可能になります。
このようにタイムラグ機能を利用してメール誤送信防止機能を利用しましょう。

メール誤送信防止のため送付前に再確認を、ヒューマンエラーの頻度を減らす

メール誤送信防止のため送付前に再確認を、ヒューマンエラーの頻度を減らす いわゆるメールの誤送信は、しばしば発生するヒューマンエラーです。文字通り人間なら、いつでもどこでも行ってしまうエラーであり、完璧に抑止する事は残念ながら困難です。
ただメールの誤送信はクライアントにストレスや不安感を与えるミスであり、なるべく頻度を抑えなければいけません。メール誤送信防止のために、有効なのが送付前の再確認です。作成と同時にメール送信をするのではなく、一度本文やタイトルを読み返し、違和感がないかチェックをします。
作成中は見落としていた誤字脱字、意味が分かりにくい文章などがじっくりと再確認する事で発見可能です。社員同士のメールであれば、多少誤字脱字等があっても後から説明で補足しやすいです。
一方で遠方のクライアントやユーザーに送付する大切なメールは、常日頃から読み返す癖をつけておき、メール誤送信防止に気を配らなければいけません。英語のスペルチェックやURLの確認、変換ミスの有無なども常日頃から気をつける姿勢が求められます。