絶対防ぐ!メール誤送信

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このサイトは知っていれば絶対に防ぐことができるであろう、メール誤送信防止にとても役立ってくれる豆知識を紹介しています。
誰もが一度は経験したことがある方も多いメール誤送信ですが、忙しい時間に追われる現代人の初歩的なミスとはいえどもビジネスにおいてはそこから大きなトラブルに発展してしまう可能性も拭えリスクがあります。
そんな厄介なトラブルに進むことを避けるためにも、今すぐできる役立つ豆知識をしっかりと把握します。

知っておけば防ぐことができる!メール誤送信防止に役立つ豆知識を紹介!

知っておけば防ぐことができる!メール誤送信防止に役立つ豆知識を紹介! メール誤送信防止には、まずはオートコンプリート機能をオフ設定にすることが賢明です。
宛名欄に名前を入れると勝手に候補が出てきてくれる便利な機能ですが、オフ設定にすれば確実にアドレス帳をまずは開いて選択するのでミスを事前に防げます。
メール誤送信で多いミスが、ローマ字の見間違いがよくあげられます。
いっそのことアドレス帳には漢字名も一緒に登録しておけば、目視で十分に確認し母国語である漢字が一目で判断できローマ字だけよりも圧倒的にミスが減ります。
ちょっとした手間をアドレス帳に加えるのがメール誤送信防止のポイントです。
個人情報や機密情報の漏洩をなくすため、社内用と社外用にアドレス帳を分けるのも重要です。
メール誤送信防止ツールを利用するのも役立ちます。

メール誤送信防止のためのシステムを活用するには

メール誤送信防止のためのシステムを活用するには メール誤送信防止のためにシステムを活用すると言うと大仰に聞こえるかもしれませんが、実はご使用のメールのオプションを設定するだけでも簡単にメール誤送信を防ぐことができます。
たとえばマイクロソフトのOutlookを使用している方は、OutlookのVBAというマクロを使用することでメール誤送信防止を図る事が可能です。
マクロを組むのは難しく思えるかもしれません。
ですがネットで「Outlookの送信前ポップアップ」等と言う具合に検索を掛けると、マクロの設定例が表示される為、コードエリアのマクロをコピーするだけで、知識が無くとも設定が可能です。
VBAをOutlookに貼り付けるためにはOutlookの開発タブより、「Visual Basic」を押下します。
その後に「Visual Basic Editor」より、「Project1」を選択し「Microsoft Outlook Objects」から「ThisOutlookSession」を開いてください。
そうして出て来たエリアにコードエリアを保存し、マクロを設定するだけで、送信前に注意画面を表示させてメール誤送信防止をすることができます。
注意画面の内容には「本当に送信して大丈夫ですか」など、自分で内容をカスタマイズすることができます。

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